MANAJEMEN STRATEGIS PERUBAHAN ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dewasa ini teknologi informasi dan sistem informasi berkembang sangat pesat, kemajuan tersebut merupakan sesuatu yang tidak bisa dihindarkan dalam kehidupan manusia, karena kemajuan teknologi berjalan sesuai dengan kemajuan ilmu pengetahuan.Teknologi informasi yang semakin canggih ini dapat diandalkan untuk mendukung berbagai aktivitas, baik secara organisasi, individu dan juga sosial.Jenis-jenis pekerjaan yang sebelumnya menuntut kemampuan fisik yang cukup besar, kini relatif sudah bisa digantikan oleh perangkat-perangakat mesin, seperti computer, kendaraan, handphone, dan lain sebagainya.Peran aplikasi teknologi informasi saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan yang tidak dapat dipisahkan, sekaligus menjadi tempat bergantung para penggunanya untuk menyelesaikan berbagai permasalahan.Implikasi perkembangan iptek ini mau tidak mau menimbulkan perubahan dalam organisasi baik itu bagi organisasinya sendiri maupun anggotanya. Perkembangan iptek ini telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area seperti struktur, otoritas, kekuatan, tugas dalam pekerjaan, jenjang karier karyawan, supervisi, serta pekerjaan manager. Perkembangan iptek juga menimbulkan berbagai dampak pada individu dalam pekerjaannya.

1.2. Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan perubahan organisasi?

2.      Apa faktor yang mempengaruhi perubahan organisasi?

3.      Bagaimana pengaruh perkembangan Iptek terhadap perubahan organisasi?

4.      Bagaimana peran teknologi informasi bagi organisasi?

5.      Bagaimanaimplementasi teknologi dalam organisasi

1.3. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui mengenai pengertian perubahan organisasi, faktor yang mempengaruhi perubahan organisasi, pengaruh perkembangan Iptek terhadap perubahan organisasi, peran teknologi informasi bagi organisasi dan implementasi teknologi dalam organisasi.

1.4. Sistematika Penulisan

Untuk menjelaskan dari uraian-uraian yang terdapat pada rumusan masalah, makalah ini dituangkan dalam sistematika penulisan yang meliputi pendahuluan, isi, atau pembahasan, dan penutup/kesimpulan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Perubahan Organisasi

Perubahan merupakan pergeseran dari keadaan sekarang organisasi ke keadaan yang didinginkan dimasa yang akan dating. Perubahan tersebut dapat terjadi pada struktur organisasi, proses mekanisme kerja, SDM dan budaya. Perubahan dilakukan untuk memperbaiki kemampuan organisasi dalam menyesuaika diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. [1]

Perubahan organisasi adalah perpindahan ke arah yang lebih baik untuk mempertahankan keberadaan organisasi terhadap tuntutan perubahan zaman.Organisasi harus berubah jika ingin tetap bertahan (hidup) akibat tuntutan lingkungan yang selalu berubah dan persaingan yang semakin ketat.

Perubahan organisasi berbeda dengan perkembangan organisasi.Perbedaan antara perubahan organisasi dengan perkembangan adalah perubahan organisasi berfokus pada individu, interaksi antara individu di dalam organisasi dan organisasi itu sendiri.Sedangkan perkembangan organisas ialah perubahan untuk meningkatkan nilai dan keberadaan sumber daya organisasi seperti pelatihan manajer dalam meningkatkan kompetensinya di bidang pemecahan masalah, pelatihan anggota organisasi selaku bawahannya.[2]

2.2. Faktor-faktor Penyebab Perubahan Organisasi

1.      Faktor Eksternal

Faktor eksternal ialah penyebab perubahan yang berasal dari luar organisasi atau lingkungan.Perubahan tersebut terjadi karena lingkungan memang menuntut terjadinya perubahan.Beberapa diantaranya ialah perkembangan teknologi, faktor ekonomi, peraturan pemerintah, tuntutan konsumen dan globalisasi.perkembangan dan kemajuan teknologi merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan , karena dituntut untuk menerapkan temuan tenologi yang lebih modern. Pada era modern ini penerapan temuan teknologi merupakan kebutuhan yang tidak dapat dielakkan. Karena organisasi yang tidak tanggap dan tidak sanggup menyerap berbagai temuan teknologi tersebut dengan cepat dan tepat akan tertinggal dan lambat laun akan mengalami kemunduran.

2.      Faktor Internal

Faktor internal adalah penyebab dilakukanya perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari hubungan antar anggota, proses kerja sama, problem keuangan, tuntutan anggota dan struktur organisasi.

2.3. Pengaruh Perkembangan Iptek terhadap Perubahan Organisasi

Perkembangan teknologi yang pesat berakibat pada lahirnya berbagai ilmu yang baru dan beraneka ragam temuan serta trobosan terjadi dalam bidang teknologi.Berbagai temuan dan trobosan di bidan perangkat keras dibarengi pula oleh perkembangan di bdang perangkat lunak yang mendukung aplikasinya yang semakin beraneka ragam oleh para “pekerja pengetahuan”. Oleh karena itu, setiap pengambil keputusan strategic mutlak perlu memahami perkembangan teknologikal yang sudang, sedang dan akan terjadi karena dengan demikian ia mengetahui untuk segi dan proses bisnis yang mana teknologi tertentu akan diterapkan.

Pembuktian kebenaran pandanagan di atas dapat dilakukan dengan menyoroti dua segi manajemen bisnis, yaitu bidang fungsional dan berbagai proses organisasional.

1.      Bidang fungsional

Aplikasi teknologi di bidang fungsional semakin meluas contohnya robotisasi produksi yang semakin dirasakan sebagai suatu kebutuhan mutlak dalam rangka peningkatan efesiensi kerja dan mutu produk.

2.      Proses organisasional

Dalam berbagai proses organisasional terjadi juga aplikasi yang semakin meluas contohnya dalam proses pengambilan keputusan, kehadiran “personal computer” dan “Notebook” sudah mengubah pola pemprosesan data dari yang sentralistik menjadi desentralistik. Bahkan “Teleconferencing” sebagai wahana pengambilan keputusan bukan merupakan hal yang aneh lagi.Kegiatan surat-menyurat pun sudah sarat dengan pemanfaatan teknologi.Bahkan mekin senter dengan sebutan “kantor tanpa kertas”.

Dalam kaiatan ini kiranya relevan untuk menekankan bahwa jika orientasi para pengambil keputusan stategik “semata-mata orientasi efesiensi”, pemanfaatan teknologi cenderung semakin meluas dan meliputi makin banyak segi dan proses organisasional. Tetapi, para pengambil keputusan strategic harus menyadari pula bahwa perkembangan teknologi yang secaggih apa pun, orientasi manusia tetap sangat penting Karena dengan kehadiran pemanfaatan teknologi yang paling canggih pun unsur manusia tetap merupakan unsur yang paling penting.[3]

Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi.Dalam teori organisasi yaitu dengan prinsip ketergantungan (contingency), menyatakan bahwa karakteristik organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi.

Adapun dampak perkembangan Iptek terhadap perubahan organisasi, yaitu:

1.      Dampak Iptek terhadap perubahan organisasi

Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area, antara lain:

a.       Struktur organisasi, otoritas, kekuatan

Iptek memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi. Perkembangan terbaru dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan dalam perusahaan.

b.      Tugas dalam pekerjaan

Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan.Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang.

c.       Jenjang karier karyawan

Peningkatan penggunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier.Telah banyak profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit.Penggunaan e-learning dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini karena memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih efisien.

d.      Supervisi

Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.

e.       Pekerjaan manajer

Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. TI dapat mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga mengubah pekerjaan para manajer. Bagi para manajer teknolog informasi memberi mereka waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan.Pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui mesin pencari dari internet. TI mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. TI juga dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dianggap lebih berkaiatan dengan komunikasi berbasis komputer.

2.      Dampak Iptek terhadap  individu dalam organisasi

Teknologi informasi menimbulkan berbagai dampak pada orang (individu) dalam pekerjaannya.

a.       Dampak Dehumanisasi dan Psikologis

Banyak orang merasa kehilangan identitas, atau dehumanisasi, akibat komputerisasi karena komputer mengurangi atau meniadakan elemen manusia yang hadir dalam sitem yang tidak terkomputerisasi. Teknologi seperti e-commerce memang bertujuan meningkatkan produktivitas, namun teknologi ternyata membawa pengaruh psikologis yang negatif seperti yang ditimbulkan oleh kehadiran internet yang memudahkan individu untuk bekerja di rumah atau berbelanja online melalui internet yang dapat dilakukan dengan mudah dan praktis di rumah, hal tersebut menimbulkan pengaruh isolasi yang besar bagi individu yang akan berkembang pada psikologis individu yang merasa kesepian dan depresi. Web juga dapat menyebabkan web addict pada individu sehingga mengabaikan aktivitas social individu tersebut.

b.      Kecemasan Informasi

Dampak negatif lain dari era informasi adalah kecemasan informasi, yaitu perasaan tidak nyaman yang ditimbulkan oleh kelebihan informasi. Seperti frustasi dengan ketidakmampuan untuk terus mengikuti jumlah data yang disajikan di kehidupan si individu tersebut.

c.       Tekanan Pekerjaan

Peningkatan beban pekerjaan dapat memicu tekanan pekerjaan. Walaupun komputerisasi telah memberi manfaat bagi perusahaan, namun komputerisasi juga menimbulkan peningkatan beban kerja bagi individu (karyawan), karyawan akan merasa kewalahan dan merasa tidak nyaman, hal tersebut berpengaruh negatif pada produktivitas karyawan tersebut.

d.      Video display, radiation exposure, penggunaan keyboard dalam waktu yang lama

Kontak ke terminal tampilan video (video display terminal) menimbulkan risiko terkena radiasi, yang berhubungan dengan kanker serta masalah kesehatan lainya.Penggunaan keyboard dalam waktu yang lama juga memberikan dampak negatif bagi kesehatan individu seperti cedera otot, sakit punggung dan ketegangan otot lengan tangan serta jari.

2.4 Peran Teknologi Informasi Bagi Organisasi

Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:

1.      Fungsi Operasional

Fungsi operasional membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2.      Fungsi Monitoring and Control

Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3.      Fungsi Planning and Decision

Mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

4.      Fungsi Communication

Secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

5.      Fungsi Interorganisational

Fungsi iterorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.

2.5 Implementasi Teknologi dalam Organisasi

Implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan.

Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya.

Implementasi teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.

Selain itu implementasi teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.

Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka.

Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi diklasifikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:

1.      Perbaikan efisiensi

Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses.

2.      Perbaikan efektivitas

Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efektifitas diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudaan dan kecepatan memperoleh status pencapaian target organisasi.

3.      Strategic Improvement

Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Perkembangan Iptek sangat cepat dirasakan baik bagi masyarakat maupun organisasi.Perkembangan iptek merupakan salah satu factor yang mempengaruhi perubahan organisasi.Perubahan organisasi merupakan perindahan kea rah yang lebih baik dalam suatu organisasi yang lebih berfokus pada individu, interaksi antara individu di dalam organisasi dan organisasi itu sendiri.

Dalam implementasinya, iptek memberikan perubahan lingkungan organisasi dalam dua bidang yaitu bidang fungsional dan berbagai proses organisasional. Bidang fungsional merupakan bidang yang berkaiatan dengan fungsi dalam organisasi seperti bidang pemasaran, produksi, dll. Sedangkan berbagai proses organisasional merupakan segala hal yang berkaiatan dengan proses dalam organisasi seperti pengambilan keputusan, struktur organisasi, dll

Pada dasarnya perkembangan iptek memberikan perubahan yang besar dalam lingkungan organisasi.Perubahan tersebut dapat dirasakan baik oleh organisasinya sendiri maupun individu yang berada dalam organisasi tersebut. Selain itu, perubahan  yang dirasakan juga dapat berdampak negative mauoun positif.

Perkembagan teknologi yang pesat telah banyak menggantikan peran manusia dalam organisasi tersebut tetapi, hal tersebut tidak akan menghilangkan esensi bahwa peran sumber daya manusia yang handal tetap dibutuhkan karena sumber daya manusia merupakan unsure yang paling penting dalam organisasi.

3.2. Saran

Agar perubahan organisasi tidak malah menjadi masalah yang fatal maka, pemanfaatan Iptek harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut dan adanya kesiapan dari sumber daya manusia dalam organisasi tersebut. Pemanfaatan iptek juga harus disesuaikan dengan visi, misi dan tujuan organisasi agar pamanfaatan iptek yang dilakukan justru menimpang dari visi, misi dan tujuan organisasi karena pada hakekatnya pemanfaatan iptek merupakan sebagai penunjang dari pencapaian visi, misi dan tujuan organisasi, bukan sebaliknya visi, misi, dan tujuan yang dikendalikan atau penunjang perkembangan iptek.

DAFTAR PUSTAKA

Orbit, Thomas, . 2012.Teori Organisasi. Palangka Raya : Universitas Palangka Raya.

Nasution, M. Nur,. 2010. Manajemen perubahan.Ghalia Indonesia: Bogor

Usman, Husaini.. 2011.Manajemen Teori, Praktik danRiset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara

Siagian, Sondang . 2012.Manajemen Stratejik. Jakarta: Bumi Aksara

---

[1] Drs. M. Nur Nasution, Manajemen perubahan, Ghalia Indonesia, Bogor, 2010, hlm 3-6

[2] Prof. Dr. Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik danRiset Pendidikan, Bumi Aksara, Jakarta 2011, hlm 238-239.

[3] Prof. Dr. Sondang P Siagian, Manajemen Stratejik, Bumi Aksara, Jakarta, 2012, hlm 80-81