GUGUS KENDALI MUTU

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Gugus kendali mutu, merupakan mekanisme formal dan dilembagakan guna mencari pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan kretivitas di antara SDM sebagai karyawan/pegawai baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Kelompok kecil pegawai terlibat dalam suatu proses pengkajian bersama untuk menyikapinya, dan memecahkan persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan. Setiap gugus juga bertindak sebagai mekanisme pemantau yang membantu organisasi dalam menyesuaikan diri dengan lingkungannya dan memantau kesempatan. Mekanisme tersebut meneliti lingkungan sekitarnya untuk melihat kesempatan,tidak menunggu bergerak kalau persoalan timbul, dan tidak menunggu bergerak kalau persoalan timbul,dan tidak menghentikan kegiatannya kalau persoalan telah ditemukan dan dipercahkan. Itu berarti bahwa, untuk kebaikan organisasi sebesar-besarnya, gugus kendali mutu harus bekerja terus-menerus dan tidak tergantung pada proses produksi.

Upaya untuk meingkatkan mutu dan produktivitas serta kinerja suatu satuan kerja naik dunia usaha maupun birokrasi,perlu dilaksanakan terus menerus sedemikian sehingga dapat berfungsi dan mencapai tujuan secara optimal. Sejak dahulu,terutama di Eropa dan Amerika Serikat dikembangkan konsep manajemen dan organisasi yang bertujuan menungkatkan kinerja organisasi. Antara lain dapat dikemukakan adalah konsep Max Weber tentang birokrasi. Konsep Taylor tentang Manajemen Ilmiah,Fanyol dengan empat belas prinsip,serta konsep perilaku manusia yang mengutamakan motivasi dan pendekatan demokrasi. Konsep serta prinsip organisasi dan manajemen ini, telah mampu menungkatkan efisiensi dan organisasi baik pada perusahaan, pemerintah, dan organisasi sosial. Total Quality Control (pengendalian mutu terpadu) diprakrasai oleh Dr.J.M. Juran dan Dr.E.W. deming dan dikembangkan di Jepang oleh Kaora Ishitawa dengan menerapkan Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu.

1.2    Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan Gugus kendali mutu ?

2.      Bagaimana sejarang adanya gugus kendali mutu ?

3.      Apa tujuan dari gugus kendali mutu ?

4.      Apa saja sasaran program dan pokok-pokok program dari gugus kendali mutu ?

1.3    Tujuan

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Pengertian dan Sejarah Gugus Kendali Mutu

2.1.1        Pengertian Gugus Kendali Mutu

Berkaitan dengan bahasan tentang gugus mutu tersebut, berikut ini dikemukakan beberapa pengertian mutu tersebut, berikut ini dikemukakan beberapa pengertian dari para ahli di bidang tersebut sebagai subbahasannya. Hasibuan (2005:232) mengemukakan sebagai berikut: “ gugus kendali mutu adalah kelompok kecil dari lingkup kerja dengan sukarela melakukan kegiatan pengendalian dan perbaikan secara berkesinambungan dengan mengunakan tekhnik tekhnik quality control “. Sehubungan dengan uraian tersebut, berikut ini dikemukakan bahwa bagaimanapun rendahnya kedudukan seseorang dalam suatu organisasi,sesungguhnya mereka ingin membanggakan organisasi tempat kerjanya tersebut. Bersama-sama mereka sebagai SDM organisasi tentunya ingin pula menunjukan peranan mereka kepada organisasi tempat mereka bekerja. Namun dangan kenyataan yang demikian itu, kurang atau bahkan tidak disadari oleh kebanyakan penguasa organisasi tersebut.

Pegawai pada umumnyahanya dianggap dan diperlakukan semata-mata sebagai salah satu faktor produksi belaka. SDM tersebut hanya dianggap salah satu saja diantara sekian banyak faktor produksi lainnya seperti tanah,mobil,mesin,gedung,dan sebagainya. Perlakuan yang kurang manusiawi terhadap para pegawaai seperti itu mustahil akan menumbulkan hal-hal yang justru amat merugikan organisasi. Hal-hal itu antara lain sikap acuh tak acuh, rasa ketergantungan yang tinggi,tidak mempunyai keinginan berprakasa,berpandangan kedepan terlalu pendek,tidak mau terlibat dan tidak mau tahu mengenai tujuan organisasi, dan para penguasa serta pengendaliannya menyadari betapa penting adanya kebutuhan-kebutuhan kejiwaan pada umumnya berupa keinginan untuk berhasil dan mengetahui dengan segera hasil dari keberhasilan kerjanya.

Selanjutnya, kemauan untuk bertanggung jawab dan memikul resiko anggung jawab tersebut, untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang lebih bermakna. Juga untuk turut bangga membangun organisainya agar diakui keberadaannya dalam lingkungan kerja dan lingkungan organisasi serta masyarakatnya, dan untuk berkembang dan mencapai kemajuan demi kemajuan serta lain-lainnya. Sekiranya organisasi sudah memberikan memerhatikan dorongan,semanagat untuk kerja dan kebutuhan yang amat mendasar itu tentu akan mudah pula bagi organisasi untk menggerakan,mengerahkan, dan mengarahkan kesatuan gerak anggotanya termasuk pada pegawai biasa demi organisasi itu sendiri. Pandangan mengenai kedudukan dan manfaat daya potensial SDM dalam organisasi itu sebenarnya harus berlaku bagi setiap organisasi termasuk instansu-instansi pemerintah.

Orang-orang ynag diterima sebagai pegawai yang bagaimanapun rendahnya dengan latar belakang pendidikan yang memadai sebenarnya dapat memberi sumbangan lebih dari yang diberikan selama ini. Namun sayang, pegawai sebagai kekayaan organisasi yang demikian besar itu masih tetap terpendam dalam diri setiap pegawai, tanpa guna dan belum terjamah secara maksimal. Gugus kendali mutu (Quality Contol Circle) dapat dijadikan salah satu konsep yang cukup ampuh oleh setiap organisasi untuk menanggapi dan memanfatkan adanya kebutuhan dasar kejiwaan, dorongan dan semangat kerja manusia-manusia pekerja bagi sebesar-besarnya kemakmuran organisasi dan seluruh anggotanya. Konsep kegiatan gugus kendali mutu mulai muncul di pertengahan abad ke 20. Hal ini merupakan akibat timbulnya suatu kesadaran betapa penting dan menentukan faktor manusia dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Betapapun canggihnya peralatan dan tekhnologi saerat sistem yang ada dalam organisasi, akhirnya faktor manusia juga yang menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai sarasanya. Hal ini tersebut diperkuat oleh teori Maslow dsn Herzberg, bahwa kompensasi dan fasilitas bukanlah merupakan jaminan sesorang termotivasi dalam melakukan tugasnya, tetapi mereka juga membutuhkan penghargaan atas dirinya dan kesempatan untuk meraslisasikan dirinya.

Oleh karena itu, tiap pegawai yang menajadi anggota gugus kendali mutu, dilibatkan atau melibatkan diri sepenuhnya dalam kebersamaan, secara bersama-sama untuk memcahkan masalah yang ditetapkan bersama, dan dipecahkan secara bersama pula oleh peserta gugus sendiri. Dalam upaya pemecahan masalahan tersebut, gugus kendali mutu menganut asas kegunaan praktis ( pragmatisme). Maksudnya, bahwa keberhasilan dalam memecahkan masalah akan diserahkan ke segi kegunaan praktisnya dan bukan pada teoritisnya. Sedangkan kepentingan gugus kendali mutu adalah kepentingan semua pihak dan kemajuan yang optimal akan dicapainya hanya bila ada keterbukaan untuk saling belajar dari semua pihak. Sedangkan belajar juga dilakukan antargugus, sehingga asas ini perlu diperlihara dan dipertahankan oleh pihak manapun.

2.1.2        Sejarah Gugus Kendali Mutu

Berkaitan dengan bahasan tentang sejarah gugus kendali mutu tersebut, berikut dapat dikemukakan penapat dari para ahli di bidangnya. Saydam (2000:569) mengemukakan sebagai berikut.

“ .. bahwa konsep kegiatan gugus kendali mutu mulai muncul di pertengahan abad ke-20. Hal ini merupakan akibat timbulnya suatu kesadaran betapa penting dan menetukannya faktor manusia dalam suatu organisasi atau perusahaan. Betapapun canggihnya peralatan dan tehknologi serat sistem yang ada dalam organisasi, akhirnya faktor manusia juga yang mennetukan berhasil tidaknya organisasi mencapai sasarannya. Hal tersebut diperkuat olejh teori Maslow dan Herzberg, bahwa kompensasi dan fasilitas bukanlah merupakan jaminan seseorang termotivasi dalam melakukan tugasnya, tetapi mereka juga membutuhkan penghargaan atas dirinya dan kesempatan untuk merelasisasikan dirinya “

Berdasarkan uraian tersebut, selanjutnya dapat dikemukakan bahwa manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan organisasi, karena manusia menjadi perencana,pelaku dan penentu terwujudnya sasaran dan tjuan organisasi. Tujuan tidak mungkin terwujud tanpa peran aktif pagawai meskupun alat-alat ynag dimiliki organisasi begitu canggiihnya. Akat alat yang dimiliki perusahaan tidak ada manfaatnya bagi organisasi, jika peran aktif pegawai diikutsertakan. Mengatur pegawai adalah pekerjaan yang sulit serta kompleks, karena pegawai tersebut mempunyai pikiran,perasaan,perasaan,status,keinginan, dan latar belakang yang heterogen yang dibawa kedala organisasi. Pegawai adalah manusia biasa yang tidak dapat diatur dan dikuasai spenuhnya seperti mengatur mesin,midal,atau suatu gedung, dan lain-lain.

Selanjutnya terkait dengan uaian tentang motivasi pegawai tersebut, kini dapat dikemukakan bahwa membahas motivasi tidak terlepas dari faktor pemdorong (motif) mengapa manusia berperilaku,berbuat,dan bertindak. Faktor pendorong ini sering kali diindentikan dengan kebutuhan atau keinginan. Kebutuhan atau keinginan yang dirasakan oleh setiap pegawai pada dasarnya berbeda-beda. Selain itu, kebutuhan atau keinginan yang dirasakan pegawai sangat kompleks sifatanya. Oleh karena itu, untuk mengetahui kebutuhan apa yang diingikna pegawai, maka pemimpin perlu melakukan survey tehadap setiap bawahannya. Adanya motif mengakibatkan munculnya motivasi. Untuk memahami apa sesungguhnya yang menjadi motivasi seseorang dalam bekerja, para ahli manajemen perilaku mengembangkan teori motivasi ini.

Kerja sama secara berkelompok dalam gugus kerja yang bersifat sukarela di samping pembagian kerja yang sudah ada juga akan dapat memanfaatkan kebutuhan kejiwaan, dorongan dan berbagai semangat kerja. Kerja dalam gugus memberi kepuasan kerja kejiwaan bagai setiap anggota  organisasi itu. Gugus kendali mutu berasal dari jepang, dan konsep tersebut cukup berkembang luas di lingkungan masyarakat industry dan niaga.

Ini harus cukup murah agar para pekerja mau melanggannya dan isinya harus mudah dimengerti. Kebijakan yang berikut telah ditetapkan seperti:

1.      Mempermudah pendidikan, pelatihan dan propraganda untuk teknik-teknik kendali mutu dan membantu para penyedia ini pertama dan para peneyedia untuk memperbaiki kemampuan kendali mutu mereka;

2.      Mendorong para penyelia dam para pekerja untuk menjadi pelanggan majalah untuk diri mereka sendiri;

3.      Mengorganisasikan pada tingkat bengkel suatu kelompok yang dinamakan “gugus kendali mutu” yang dikepalai oleh seorang penyelia dan yang beranggotakan para pekerja bawahannya, mendorong mereka mempelajari kendali mutu dengan menggunakan majalah itu sebagai buku pelajaran, dan membuat kelompok itu fungsi sebagai inti kendali mutu dalam tiap bengkel.

Jadi gugus kendali mutu tersebut adalah untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan atau organisasi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, gina meningkatkan mutu dalam arti luas.

Prinsip dari gugus kendali mutu tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan dan lingkup kegiatan gugus kendali mutu adalah melaksanakan berbagai usaha perbaikan secara langsung dapat meningkatkan mutu produk, biaya rendah, dan menghasilkan sesuatu sesuai dengan jumlah dan waktu yang ditentukan. Selanjutnya, dalam kegiatan gugus kendali mutu setiap orang terlibat secara langsung memberikan sumbangsih nyata bagi perbaikan kondisi pekerjaan secaraefisien dan efektif. Banyak organisasi yang kerap menghadapi masalah yang menyangkut semangat kerja dan tingkat produktivitas rendah, mutu pelayanan yang mengecewakan, masalah sikap kerja, masalah kelalaian dan kelengahan serta masalah tidak acuhnya pegawai terhadap pekerjaan mereka.

Langkah penilaian mutu kerja untuk maksud peningkatan perbaikan kerja pasti akan membawa keberhasilan dalam pelaksanaan pekerjaan. Dukungan dan keterlibatan yang tinggi dari pihak pimpinan organisasi amat besar peranan dan pengaruhnya terhadap keberhasilan terhadap penerapan gugus kendali mutu ini.  Jumlah peserta bagi satu gugus kendali mutu tidak ada batas yang mutlak, namun jumlah yang lebih baik adalah 7sampai 15 orang. Namun, yang penting diperhatikan adalah terdapatnya kesempatan yang cukup bagi setiap anggota untuk berpartisipasi dalam setiap pertemuan dan kegiatan gugusnya. Jumlah anggota satu gugus kendali mutu itu hendaknya tidak sampai lebih dari 15 orang.

Untuk itulah maka setiap pegawai harus diberi kesempatan seluas-luasmya dan dibantu supaya mereka dapat berperan sesuai kemampuan dan kesanggupan masing-masing. Adalah kewajiban dan tanggung jawab pimpinan organisasi untuk membuka kesempatan itu sehingga para pegawainya dapat memenuhi kebutuhankebutuhan yang demikian di antara lain kebutuhan untuk merasa memiliki, dihargai, berpratipasi berprakarsa, kebanggan kerja dan dan kebanggan mempunyai peran aktif dan merasa manunggal dengan organisasi tempat kerjanya. Konsep gugus kendali mutu tersebut bersumber dan didasarkan atas penemuan-penemuan ilmu tingkah laku yang antara lain mengatakan bahwa yang benar-benar merupakan dorongan kerja bagi setiap orang adalah apa yang dialaminya ketika bekerja terutama yang amat penting bagi kepentingan belajar, berkomunikasi secara langsung, memperoleh umpan balik, bertanggung jawab, memperoleh pengakuan dan kesempatan yang seluas-luasnya untuk berkembang dan berprestasi.

Walaupun mereka informal, tetapi pimpinan organisasi sangat berkepentingan dengan adanya gugus kendali mutu, dank arena itu bersangkutan harus merestui dan mendukung bedirinya gugus kendali mutu dalam setiap organisasi. Pimpinan organisasi tidaklah ikut campur dalam menetapkan sasaran, kegiatan, dan mekanisme kerja yang dilakukan gugus kendali mutu ini. Walaupun dalam gugus kendali mutunya anggotanya adalah bersifat sukarela, namun gugus Kendal mutu bisa jalan.

Hal inilah yang mendorong setiap anggota hadir secara sukarela. Gugus kendali mutu yang merupakan kegiatan para pegawai, dalam kegiatannya berupaya memadukan segala sumbver daya nonmanusia. Namun demikian, unsur sumber daya manusia memegang peran penting, dan manusialah yang mengendalikan segala sumber daya nonmanusia yang lainnya.

Penentuan masalah dalam gugus kendali mutu biasanya melalui kegiatan yg disebut sumbang saran. Pedoman sumbang saran yang perlu diketahui oleh anggta gugus kendali mutu adalah :

1)      Berikan kesempatan pada anggota secara berputar;

2)      Setiap anggota menyampaikan sasaranya secara bergilir;

3)      Setiap anggota hanya boleh memberikan satu saran untuk setiap putaran

4)      Tidak seorang pun diperkenankan memberikan saran sebelum sampai pada gilirannya.

5)      Tidak diperkenankan untuk mengeritik atau mengomentari pendapat orang lain secara negative;

6)      Tidak diperkenankan untuk menilai saran yang disampaikan orang lain;

7)      Beri semangat atau dorongan kepada setiap anggota agar diperoleh sebanyak mungkin saran;

8)      Katakana pas atau lewat bila tidak ada saran, ketika tiba giliran (mungkin karena belum siap)

9)      Bila perlu pimpinan gugus kendali mutu perlu menegaskan kembali apa yang dimkasud oleh anggota.

Sedangkan hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam proses sumbang saran dalam gugus kendali mutu, antara lain :

1)      Adanya komentar terhadap saran anggota lain;

2)      Dalam satu putaran, seorang anggota menyampaikan lebih dari satu saran;

3)      Seorang belum sampai pada gilirannya sudah menyampaikan saran;

4)      Penulis mengubah saran (baik isi atau maksud) yang disampaikan anggota

5)      Ada yang bertanya pada saat sumbang saran;

6)      Ada anggota yang memotong sumbang saran yang disampaikan anggota lain;

7)      Tidak mampu melihat masalah dari berbagai sudut pandang;

8)      Sulit menahan diri ketika orang menyampaikan saran;

9)      Menaggap sumbang saran hanya pekerjaan membuang-buang waktu saja;

10)  Kurang ada kerja sama antara anggota.

Di samping itu, dengan adanya pertemuan yang teratur, maka setiap permasalahan di tempat kerja akan dengan cepat dideteksi dan dicarikan pemecahannya. Jadi, proses kerja gugus kendali mutu adalah sebagai berikut :

1)      Para anggota memilih dan mengajukan masalah;

2)      Para anggota menganalisis masalag yang sudah di sepakati;

3)      Para anggota mencari bagaiman cara pemecahan masalah;

4)      Gugus kendali mutu memperesentaskan hasilnyq kepada pimpinan/manajemen;

2.2    Tujuan, Sasaran Program, dan Pokok-pokok Kegiatan Program Gugus Kendali Mutu

2.2.1 Tujuan Gugus Kendali Mutu

Berkaitan dengan bahasan tentang gugus kendali mutu menuju keunggulan kompetitif, berikut ini diketengahkan tujuan gugus kendali mutu tersebut sebagai sub bahasannya yaitu berupa pendapat dari para ahli di bidang ini. Saydam (2000: 573) mengemukakan sebagai berikut.

“Tujuan gugus kendali mutu dapat pula diterjemahkan sebagai keuntungan yang diperoleh dengan adanya kegiatan gugus kendali mutu dalam perusahaan atau organisasi. Tujuan gugus kendali mutu tersebut adalah :

1.      Meningkatkan ketelibatan karyawan pada permasalahan pekerjaan, dan upaya pemecahannya

2.      Menggalang kerja sama kelompok (team work) yang lebih efektif

3.      Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah

4.      Meningkatkan pengembangan SDM baik pribadi maupun kepemimpinannya

5.      Menanamkan kesadaran bahwa mencegah lebih penting dari pada memperbaiki

6.      Mengurangi kesalahan dan meningkatkan mutu

7.      Meningkatkan motivasi dan komunikasi dalam kelompok

8.      Menciptakan hubungan kerja antara atasan dan bawahan yang lebih serasi

9.      Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya”.

Dalam gugus kendali mutu diperlukan peningkatan keterlibatan pegawai pada permasalahan pekerjaan baik dalam merencanakan tugas, mengimplementasikan rencana tugas serta mengendalikan rencana tugas. Dalam perencanaan tugas tersebut, secara khusus Terry dalam Winardi (1986: 163), menyatakan bahwa :

“Perencanaan (planning) adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan fakta yang lain; kemudian  mebuat perkiraan dan peramalan keadaan dan permusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dihendaki”.

Dengan demikian, perencanaan tugas adalah tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktivitas-aktivitas tugas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

Sedangkan bagaimana mengimplementasikan rencana tugas tersebut, Jones (1984: 165) mengemukakan bahwa “implementation is a process of getting additional resources so as to figure out what is to be done”.Implementasi rencana tugas adalah bentuk tindakan yang berinteraksi dengan aktivitas tugas. Selanjutnya, mengendalikan rencana tugas menurut Burhan (1994: 274) adalah “proses menjamin pelaksanaan kegiatan-kegiatan sesuai dengan rencana yang ada”. Pengendalian rencana tugas adalah proses penilaian hasil pelaksanaan dan tindakan koreksi kalau pelaksanaan rencana kerja berbeda dengan apa yang direncanakan. Lebih lanjut Burhan (1994: 275) mengemukakan, bahwa, proses penilaian rencana tugas tersebut, mencangkup tiga tahap pokok, yaitu menetapkan standar, mengukur pelaksanaan terhadap standar, dan mengoreksi penyimpangan-penyimpangan dari standar.

Gugus kendali mutu ini juga bertujuan menggalang kerja sama kelompok. Dalam kaitan ini adalah dalam rangka meningkatkan peran masing-masing pegawai dalam mencapai tujuan bersama antara lain dengan melakukan transformasi peran individu yang menuntut kemampuan, cara kerja, cara piker, dan peran baru pegawai. Membentuk tim kerja dan komunikasi yang terbuka dengan seluruh pegawai adalah sangat penting sekali bagi organisasi, karena dengan tim kerja pegawai tidak hanya dalam menyelesaikan tugas tetapi juga sharing knowledge.

2.2.2 Sasaran Program dan Pokok-pokok Kegiatan Program Gugus Kendali mutu

Berkaitan dengan sasaran program gugus kendali mutu, berikut ini dikemukakan pendapat dari para ahli di bidang ini.

Ø  Menurut Hasibuan (2007: 233) mengemukakan sebagai berikut :

Untuk mencapai keberhasilan maka program gugus kendali mutu harus mentapkan sasaran-saran dengan jelas antara lain :

1.      Pengembangan diri

2.      Pengembangan bersama

3.      Perbaikan mutu

4.      Perbaiakan komunikasi dan sikap

5.      Pengembangan tim dan produktivitas kerja

6.      Mengurangi keluhan dan absensi

7.      Memperbaiki kedisiplinan dan pertisipasi positif karyawan

8.      Meningkatkan loyalitas dan kepuasan karyawan

9.      Memperkuat kerja sama antara semua tingkatan dalam perusahaan

10.  Meningkatkan afisiensi dan keselamatan kerja.

Menurut hamzah (1991: 35) mengemukakan terkait dengan sasaran gugus kendali mutu “mempertinggi semangat juang. Semangat juang erat hubungannya dengan lingkungan umum hubungan manusia. hubungan manusia yang tidak baik dan semangat juang yang rendah akan menjauhkan pencapaian tiap sasaran.” Dan selanjutnya Hamzah mengemukakan terkait dengan sasaran gugus kendali mutu , yaitu “memperluas cara berpikir dan penghasilan yang lebih baik”.

Di kemukakan bahwa peran anggota gugus kendali mutu terhadap keberhasilan gugus kendali mutu ini adalah:

1.      Menghadiri dan aktif dalam setiap pertemuan gugus kendali mutu

2.      Menjadi penyimak yang baik dalam pertemuan

3.      Menyumbang saran-saran untuk pemecahan masalah

4.      Aktif dalam setiap analisis masalah

5.      Mengumpulkan data yang diperlukan

6.      Memelihara kerja sama yang baik antaranggota

7.      Melaksanakan semua program kegiatan gugus kendali mutu

8.      Berusaha mengembangkan potensi diri

9.      Melaksanakan konsep-konsep dan teknik-teknik gugus kendali mutu

Selanjutnya, masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah (1991: 62) mengemukakan sebagai berikut.

“penerapan teknik-teknik kendali mutu. Teknik-teknik kendali mutu dan bagaimana mempelajarinya. Karena teknik ada untuk digunakan di bengkel, tidaklah cukup untuk mempelajarinya di belakang meja. Bagaimana teknik kendali muyu dapat dipelajari secara efektif. Teknik merupakan alat bukan tujuan pengendalian mutu. Bagaimana mengerjakan teknik kendali mutu. Bagaimana hubungan teknik kendali mutu dengan teknik-teknik lainnya. Cukup jelas abahwa teknik-teknik kendali mutu tidak cukup untuk melaksanakan oprasi pada tingkat bengkel atau pada rapat-rapat gugus kendali mutu.”

Terdapat hal positif yang bisa d ambil sisi positif atas uraian di atas, adalah suatu faktor penting dalam mengimplementasikan sistem mutu dan dalam mencapai tujuan dan kebijakan mutu suatu kegiatan adalah analisis yang saksama dan teliti terhadap aspek-aspek mutu produk itu sendiri  serta aspek stakeholder yang dilayaninnya.

Penggambaran secara terinci tentang persyaratan mutu untuk setiap produk dan setiap komponen adalah teknik yang di perlukan dalam pencapaian mutu yang diinginkan dalam produk tersebut. Ini berarti bahwa setiap karakterristik mutu yang penting harus ditetapkan bersama batas-batas toleransinya yang diperkenankan. Denagan demikian, taraf mutu yang dapat diterima kemudian dapat dibuat untuk setiap karakteristik mutu. Untuk dapat mengerjakannya secara cerdik diperlukan pngetahuan tentang produk dan bagaimana setiap karakteristik mutu memengaruhi fungsinya.

Penyetelan spesifikasi produk biasanya d selesaikan oleh ahli teknik perancang produk, yang harus mempunyai sangat banyak pengetahuan tentang berbagai parameter produk. Selanjutnya, masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah (1991: 70) mengemukakan sebagai berikut.

“kegiatan gugus kendali mutu dalam bengkel. Bagaimana para pnyedia oprasional harus menangani gugus kendali mutu. Selama kegiatan gugus kendali mutu terjadi dalam suatu organisasi perusahaan, kegiatan itu tidak boleh lepas sama sekali dari jaringan keorganisasian, dengan menjelaskan kedudukan kegiatan gugus kendali mutu; periksa kegiatan gugus kendali mutu dan ambil tindakan yang tepat; evaluasi dan beri ganjaran kegiatan gugus kendali mutu; manajemen kegiatan gugus kendali mutu; hubungan yang diinginkan antara manajemen menengah, staf, dan gugus kendali mutu; bagaimana gugus kendali mutu harus di jalankan.”

Terhadap uraian di atas, berikut ini yang perlu mendapatkan penekanan adalah bagaimana gugus kendali mutu tersebut bisa dijalankan. Agar gugus kendali mutu dalam suatu organisasi dapat berfungsi dengan tegas dan jelas, maka sebainya pimpinan organisasi menerbitkan semacam tata cara dan ketentuan-ketentuan pokok kerja gugus kendali mutu. Pedoman dan petunjuk ini perlu d buat dengan mencantumkan hal-hal pokok seperti mengenai tujuan, landasan, dasar, dan kebijaksanaan-kebijaksanaan lain mengenai gugus kendali mutu tersebut. Pedoman atau petunjuk mutu tersebut, hendaknya di tetaokan oleh pimpinan tertinggi organisasi. Banyak faktor yang mencatankan tingkat keberhasilan gugus kendali mutu ini. Adapu faktor-faktor tersebut adalah:

a.       Adanya keterikatan pimpinan tertinggi organisasi pada konsep gugus kendali mutu ini

b.      Adanya filsafat mnajemen yang percaya pada pembangunan sumber daya manusia

c.       Adanya pengertian terhadap kebutuhan-kebutuhan atau motivasi pegawai

d.      Adanya kesanggupan manajemen untuk menyesuaikan tingkah lakunya dengan keadaan-keadaan tertentu

e.       Adanya kemauan setiap amggota manajemen untuk memperoleh dan menerapkan ide-ide baru dan organisasinya

f.       Adanya keyakinan penuh terhadap penyediaan anggaran untuk pengembangan sumber daya manusia yang pasti akan membawa hasil

g.      Adanya kesediaan pihak-pihak yang bersangkutan untuk menerima dan menerapkan hasil-hasil gugus kendali mutu setelah diadakan koreksi sepenuhnya

h.      Adanya perhatian yang cukup besar dari pimpinan tertinggi organisasi terhadap kegiatan gugus kendali mutu

i.        Adanya program kerja gugus kendali mutu yang dapat diperlakukan sebagai usaha yang bergunaa dalam jangka panjang

j.        Adanya kesediaan setiap pegawai untik menerima perubahan; dan

k.      Adanya kesediaan pegawai untuk mencoba apa saja yang merupakan sesuatu yang baru

Pola penyusunan organisasi bagi terselenggaranya program perbaikan dan peningkatan mutu kerja dengan memenfaatkan konsep gugus kendali mutu ini dapat ditarik ke tangga organisasi yang lebih tinggi seperti Departemen maupun Lembaga Pemerintah Non-departemen sekalipun. Namun harus diingat bahwa panitia pengarah harus terdiri dari pucuk pimpinan dan bawahan langsungnya sebagai anggota. Karena masing-masing tingkat panitia itu dapat di utarakan secara terpisah. Selanjutnya masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah (1991: 75) mengemukakan sebagi berikut.

“menggiatkan dan menghidupkan kegiatan gugus kendali mutu secara terus-menerus. Pengantar. Kerjasama antara manajemen, para penyedia, staf, dan para anggota gugus kendali mutu merupakan kunci bagi kelompok yang aktif dan tahan lama. Bagaimana menjamin kelangsungan hidup gugus kendali mutu; dengan tanggap akan persoalan; memperkuat kesadran orang dalam 3 bidang; mengerti mengapa kegiatan harus diadakan secara sukarela; menikmati kegiatan gugus kendai mutu; memberikan pelatihan; mendapatkan keterlibatan manajemen; menjalankan gugus kendali mutu secara efektif; dan mengorganisasi suatu sistem untuk mengembangkan kegiatan gugus kendali mutu.”

Atas uraian di atas, berikut ini di kemukakan bahwa untuk mengembangkan, mengimplementasikan serta menjadikan gugus kendali mutu lebih berhasil, adalah pekerjaan yang tanpa hambatan. Biasanya pada awalnya terdapat pihak yang meragukan apakan konsep gugus kendali mutu tersebut dapat diterapkan dalam corak kebutuhan suatu organisasi. Penolakan terhadap sesuatu yang asing yang memerlikan banyak perubahan merupakan sesuatu yang biasa. Namun, terdapat faktor-faktor positif yang dijumpai dalam suatu organisasi. Faktor tersebut adalah kemauan untuk melekukan sesuatu yang lebih baik sehingga dapat mendorong terjadinya pembaruan-pembaruan. Tampaknya yang penting bagi penerapan konsep gugus kendali mutu ini adalah terdapatnya prasarana dan perlengkapan sistem yang memungkinkan berlangsungnya kegiatan gugus kendali mutu dan adanya sistem monitor untuk mengoreksi setiap hasil gugus kendali mutu ini.

Selain itu, dalam kehidupan suatu organisasi juga terdapat semangat kerja sama untuk bekerja dalam gugus dan keinginan untuk bekerja dengan prestasi setinggi-tingginya. Watak otoriter dan feodalisnya pimpinan, dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan untuk mendukung konsep gugus kendali mutu, konsep untuk mengajukan ide-ide dengan gagasan baru. Watak manajemen yang otoriter dan feodalistis itu rupanya sudah bergeser ke arah manajemen yang demokratis dan partisipatif. Selanjutnya, masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah (1991: 75) mengemukakan sebagai berikut.

“mengembangkan bersama. Mengapa hal ini perlu. Kegiatan gugus kendali mutu mendorong para peserta memberikan rangsangan dan belajar satu sama lain, karena kegiatan di meriahkan oleh partisipasi dan kerja sama semua anggota gugus kendali mutu. Bagaiman memasyarakatkan ide pngembangan bersama. Perjanjian untuk pengembangan bersama bisa di adakan antarperorangan, antar gugus kendali mutu, antarperusahaan, antarperusahaan dari berlainan industri atau dengan negara-negara lain. Konferensi gugus kendali mutu.”

Dengan demikian, atas dasar uraian di atas, selanjutnya dikemukakan bahwa suatu ciri penting kegitan gugus kendali mutu Jepang ialah partisipasi dalam konferensi-konfernsi gugus kendali mutukira-kita 100 kompetensiyiap tahu di seluruh negara dan konferensi kendali mutu tahunan untuk para penyelia kepala yang di adakan tiap bulan November. Saling berkunjung dan pembicaraan antar gugus kendali mutu. Para anggota gugus kendali mutu, terutama para pemimpin gugus, mengunjungi gugus lain untuk tukar pikiran. Penggunaan majalah (FQC) secara efektif. Setelah dibentuk, suatu gugus kendali mutu hendaknya di daftarkan secara resmi secepat mungkin dengan markas besar gugus. Kendali mutu (kalau sudah ada). Pertukaran dengan negara-negara lain. Kegiatan gugus kendali mutu sebaiknya jangan hanya dapat berjalan di dalam lingkungan khusus Jepang saja.

Selanjutnya, masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah (1991: 75) mengemukakan sebagai berikut.

“kreativitas. Syarat-syarat pokok. Salah satu tujuan kegiatan gugus kendali mutu ialah menggali bakat dan kejeniusan para anggotanya demi mencapai perbaikan-perbaikan dan mengadakan pengendaliaan. Rangsangan. Orang tidak dapat menjadi pintar hanya dengan mencoba untuk menjadi demikian. Identifikasi persoalan. Ide-ide yang brilian timbul jika diperlukan, dan keperluan ini timbul jika persoalan ini dirasakan dan diidentifikasikan. Bagaiman mengembangkan bakat dan kejeniusan, kreativitas dan keaslian. Ad buku-buku dan seminar yang bertujuan untuk mengembangkan ide-ide kreatif. Kreativitas dan suatu sistem saran. Ide-ide yang jenius tidak ada gunanya jika hanya tetap saja di otak orang. Memelihara proses yang telah diperbaiki. Kejeniusan yang terwujud dalam bentuk saran-saran atau proses yang di perbaiki harus ditentukan sebagai standar dan dikendalikan.”

Berdasarkan uraian di atas, berikut dapat dikemukakan bahwa kreativitas di sini merupakan proses sistematis, dalamnya seseorang (pegawai) akan membatasi tujuannya secara jelas. Jadi dalam kretivitas tersebut, harus jelas tujuan maupun sasarannya. Hal tersebut di sebabkan bahwa tujuan yang jelas akan memperjelas gambaran. Sedangkan jalan yang jelas akan memperjelas sarana yang bisa dipergunakan di jalan itu. Selanjutnya, pegawai tersebut akan menghimpun seluruh kekuatan akal, jiwa, dan kata-kata untuk merealisasikan tujuan itu melalui pemikiran-pemikiran dan penemuan kreatif. Sebagaimanan tindakan sia-sia, tidak adanya pengetahuan t  hadap apa yang dikehendaki seseorang, langkah tanpa perhitungan, serta pindah dari satu tempat ke tempat yang lain, dari satu tema ke tema yang lain tanpa tujuan yang pasti dan terperinci, semuanya akan menimbulkan damapak negatif terhadap proses kreativitas tersebut.

Pegawai yang kreatif yang sukses adalah yang mengetahui apa yang bisa mengantarkan dirinya sampai kepadanya. Kemudian menempuh semua kemungkinan untuk bisa sampai kepadanya melalui cara-cara kreatif. Sekarang ini kita berada di zaman penciptaan kreativitas spesial, yaitu seorang kreator akan mengkhususkan diri dalam satu bidang saja, bahkan di subbidang yang kecil dari bidang ini atau spesialis itu. Barang siapa mengabaikan spesialis, dikhawatirkan seseorang akan tersingkir dan melakukan hal yang sia-sia. Selanjutnya, masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah (1991: 75) mengemukakan sebagaiberikut.

“kesadaran mutu, kesadaran masalah, dan kesadaran perbaikan. Gugus kendali mutu selalu memerhatikan mutu, masalah, dan perbaikan. Suatu lingkungan hendaknya di atur sedemikian rupa sehingguga membantu gugus kendali mutu memperoleh sikap yang sedemikian. Kegiatan gugus kendali mutu berjalan dengan lancar dalam perusahaan yang mengembangkan pengendalian mutu seluruh perusahaan yang melibatkan baik manajemen puncak maupun setiap orang lainnya.”

Dengan demikian, atas dasar uraian di atas, maka dapat dikemukakan bahwa mutu tersebut terdiri atas sejumlah keistimewaan produk, baik keistimewaan langsung maupun keistimewaan atraktif yang memenuhi keinginan pelanggan dan dengan demikian, memberikan kepuasan atas penggunaan produk itu. Sedangkan mutu di sini terdiri dari segala sesuatu yang bebas dari kekurangan atau kerusakan. Proses peningkatan mutu/kialitas (proses perbaiakan kualitas) memerlukan komitmen untuk perbaikan yang melibatkan secara seimbang antara aspek manusia (motivasi) dan aspek teknologi (teknik). Kalu di Jepang di kenal denganistilah kaizen, yaitu perbaikan secara terus menerus (continuous improvement). Semangat kaizen yang tinggi dalam perusahaan Jepang telah membuat merka maju pesat dan unggul dalam kualitas. Kaizen pada dasarnya merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan berintegrasi dan bertujuan untuk melaksanakan perbaikan secara terus-menerus. Semangat kaizen tersebut berlandaskan pada pandangan sebagi berikut.

1.         Hari ini harus lebih baik dari pada kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari pad a hari ini

2.         Tidak boleh ada satu haripun yang lewat tanpa perbaikan/peningkatan

3.         Masalah yang timbul merupakan suatu kesempatan untuk melaksanakan perbaikan/peningkatan

4.         Menghargai adanya pebaikan/peningkatan meskipun kecil,dan

5.         Perbaikan/peningkatan tidak harus memerlukan investasi yang besar

BAB III

PENUTUPAN

3.1    Kesimpulan

Tujuan gugus kendali mutu dapat pula diterjemahkan sebagai keuntunagan yang diperoleh dengan adanya kegiatan gugus kendali mutu dalam perusahaan atau organisasi.

Tujuan gugus kendali mutu tersebut adalah:

1.      Meningkatan keterlibatan karyawan pada permasalahan pekerjaan,

2.      gugus kendali mutu tersebut adalahMenggalang kerja sama kelompok (team work) yang lebih efektif

3.      Meningkatkan kemampuan memecahkan masalahM

4.      eningkatakan pengembangan SDM baik pribadi maupun Okepemimpinannya

5.      Menanamkan kesadaran bahwa mencegah lebih penting dari pada memperbaiki

6.      Mengurangi kesalahan da meningkatkan mutu

7.      Meningkatkan motivasi dan komunikasi dalam kelompokMenciptakan hubungan kerja antara atsan dan bawahan yang lebih serasi

8.      Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya

Untuk mencapai keberhasilan maka program gugus kendali mutu hatus menetapkan sasaran-sasaran dengan jelas, antara lain:

1.      Pengembangan diri

2.      Pengembangan bersama

3.      Perbaiakan mutu

4.      Perbaikan komunikasi dan sikap

5.      Pengembangan tim dan produktivitas kerja

6.      Mengurangi keluhan dan absensi

7.      Memperbaiki kedisiplinan dan partisipasi karyawan

8.      Meningkatkan loyalitas dan kepuasan karyawan

9.      Memperkuat kerja sama antara semua tingkatan dalam perusahaan

10.  Meningkatakan efisiensi dan keselamatan kerja

Pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu adalah:

1.      Sebagai pengembangan diri

2.      Kegiatan dilaksanakan secara suka rela

3.      Kegiatan bersifat kelompok bukan pribadi

4.      Menerapkan teknik quality circle dengan bantuan metode-metode statistik sederhana seprti diagram Pareto, check list, histogram, control chart, dan diagram pencar